Verstärkte Prüfung der Registrierkassen

Rund 900 Millionen Euro sollte die Einführung der Registrierkassenpflicht ins Budget spülen, die Verfehlung dieses Budgetziels mag mit ein Grund sein, warum die Finanz hier einen Prüfungsschwerpunkt legt.

Im Jahr 2017 waren laut einer parlamentarischen Anfrage bei 2.327 von 25.223 geprüften Unternehmen, die eigentlich Belegerteilungspflicht hätten, Verstöße dagegen festgestellt worden. Dieses Verhältnis entspricht in etwa den zu beobachtenden Anmeldezahlen bei FinanzOnline. Mit Jahresende 2017 waren zirka 230.000 Registrierkassen von rund 140.000 Unternehmen dort registriert. Das Bundesministerium für Finanzen (BMF) rechnet mit 160.000 bis 180.000 Unternehmen, die unter die Registrierkassenscherheitsverordnung (RKSV) fallen, womit sich noch immer nicht jedes eigentlich dazu verpflichtete Unternehmen eine Registrierkasse angeschafft hat. Auch hier sind anscheinend über zehn Prozent der Unternehmen noch nicht gesetzeskonform unterwegs. Strafen bis 5.000 Euro stehen im Raum und wegen der für die meisten viel schlimmeren „Schätzung“ durch die Finanz samt Sicherheitszuschlag bei Steuern und Abgaben kann ein Unternehmen in massive Probleme kommen.

Die Prüfung durch die Finanpolizei erfolgt sehr häufg durch anonyme Testkäufe oder aber auch durch statistische Analysen, bei denen der Umsatz – durchaus getrennt nach Warengruppen – mit dem Einkauf verglichen wird. Besonders anfällig für Fehler und Besonderheiten rund um die Belegerteilungspflicht sind laut Experten die „B-M-W-Branchen“: Bäcker, Metzger und Wirte. Aber auch in den Sommermonaten fallen zum Beispiel Eissalons darunter, die alle hohe Volumina mit geringen Beträgen umsetzen.

Als Unternehmer ist es sinnvoll, selbst die eigenen Kassenbons zu checken. Das ist einerseits eine Sichtprüfung – alle Angaben auf dem Beleg sollten korrekt, ein QR-Code vorhanden sein und der Beleg ausgegeben werden (besonders bei Praktikanten oder Aushilfen ist da die Gefahr groß, dass einem Testkäufer kein Belegbon übergeben wird).

Andererseits kann der QR-Code mit der App des BMF ausgelesen werden. Experten raten, sie regelmäßig für die Selbstprüfung der eigenen Datenerfassungsprotokolle zu verwenden. Diese Prüfsoftware zeigt alle Ungereimtheiten des Kassenprotokolls auf, die durch den Steuerpflichtigen bei einer Prüfung erklärt und begründet werden müssen. Zukünftig wird es auch eine Prüf-Software für interessierte Unternehmer und steuerberatende Berufe geben, etwa vom Systemhaus BMD, das diese App ab Dezember zur Verfügung stellen wird.

Fehler oder Manipulation?

Kommt die Finanzpolizei ins Haus, wird erst geprüft, ob die vorgeschriebene Registrierkasse überhaupt vorhanden ist, ob Kassenbons ausgedruckt und ausgegeben werden und im zweiten Schritt wird das DEP, das Datenerfassungsprotokoll, aus der Kasse heraus geladen und mit der Prüf-Software der Finanz überprüft.

Jahresbelegprüfung

Mit der Registrierkassenpflicht ist auch die Prüfung des Jahresbelegs (Monatsbeleg des Monats Dezember) und des Startbelegs des neuen Geschäftsjahrs verpflichtend geworden. Diese Prüfung kann mit der BMF-Belegcheck-App erfolgen. Dies muss allerdings bis spätestens 15. Februar des Folgejahres erfolgt sein, sonst ist es unwiderruflich zu spät. Jetzt also schon einen Eintrag im Kalender machen und nicht auf den 31. 12. vergessen.

Tipps bei der Kassenprüfung
  • Kooperationsbereitschaft zeigen, Auskünfte erteilen, Ruhe bewahren
  • Dienstausweis des Einsatzleiters zeigen lassen – Name/Nummer notieren
  • Parteienvertreter und/oder Vertrauensperson hinzuziehen
  • Kontrollorgane im Betrieb begleiten, darauf achten, dass das laufende Geschäft nicht beeinträchtigt wird
  • Separate Besprechungszimmer zur Verfügung stellen
  • Keine unnötigen Diskussionen (vor DN, Kunden, Gästen etc.)
  • Keine Unterlagenherausgabe (nur Einsichtsrecht, keine Berechtigung zur Mitnahme)
  • Dokumentation der Kontrolle
  • Niederschriftkopie verlangen, Formulierungen prüfen
  • Wenn möglich: keine Unterschrift ohne Zuziehung eines Steuerberaters oder Bilanzbuchhalters
  • Aussagen so weit wie möglich vermeiden, dafür schriftliche Fragenbeantwortung anbieten
  • Gegebenenfalls selbst Protokoll führen